会議の種類ごとに、決まった様式で議事録を作れるようになりました

会議の種類ごとに、決まった議題の様式で議事録を残せるようになりました。会議の種類を選ぶと、その会議で毎回扱う議題が順番どおりに並び、表題・場所・議長といった毎回同じ項目もその時点で入ります。議長と出席者はユーザー管理に登録された職員から選べ、前回の出席者を引き継ぎます。決裁欄まで含めた様式で、そのまま印刷できます。

見出しはAIに考えさせず、先に決めておく

議題の見出しをその日の話の流れからAIに組ませると、話題が二つに分かれた回では議題も二つに割れ、名前も回ごとに少しずつ変わります。1回分だけを読むには自然でも、監査で何回分かを並べたときに、同じ会議に見えなくなります。そこで見出しは会議の種類ごとに先に決めておき、AIは中身を埋める側に回しました。

その日に話が出なかった議題も、枠は空のまま残します。実際の議事録を拝見すると、触れない回は普通にあります。枠ごと消してしまうと、あとから見たときに話さなかったのか書き漏らしたのかが分かりません。空欄が残っていること自体が、監査では情報になります。

印刷まで含めたのは、確定した議事録を紙に印刷して保管し、院内閲覧用のフォルダにも置く運用だからです。清書のために別の文書へ貼り直す工程がなくなります。効くのは、定例会議を毎月同じ様式で残している事務局です。

この対応は、導入先の医療機関からのご相談が起点です。AI議事録に仕組みをまとめています。院内で使われている議事録の様式に合わせられるかは、実際の様式をお見せいただければ具体的にお答えできます。ご相談ください。