多職種カンファレンスの議事録は、何を書けばよいのか

多職種カンファレンスの議事録には、はっきりした正解がありません。発言を全部書くと誰も読まず、要点だけにすると「なぜそう決まったのか」が消えます。後から使える議事録とは何かが、そもそも共有されていないことが多いのです。

精神科では、医師・看護師・精神保健福祉士・作業療法士・薬剤師・事務が同じ場に集まります。職種によって、議事録に期待するものが違います。

表紙にあたる欄は、先に埋めておく

議事録の書式は、法令で決まっているわけではありません。どの様式でも共通して要るのは、次の欄です。

欄	なぜ要るか
日時	方針が「いつの時点のものか」を決める。手続きの期限を数える起点にもなる
場所・開催の形（対面／オンライン）	誰が参加できたかの前提になる
参加者（氏名と職種）	職種まで書く。あとから読む人は「誰が」より「どの職種の目で見たか」を知りたい
欠席者	共有が要る相手が誰かを示す。ここが空だと申し送りが漏れる
議題	検討する前に決めておく。会議中に増えたものは「追加議題」として分ける
決定事項	3つに絞る本題（次の節）
やること（担当・期限）	同上
次回の予定	保留になった論点の行き先
記録者	あとから内容を確かめる相手

この欄は会議が始まる前に埋められます。 埋めておくと、会議中に書くのは中身だけになります。逆に、ここを会議のあとに思い出しながら書くと、それだけで数十分かかります。

実際に使われている議事録を見ていくと、後から参照されるのは次の3つでした。

3つ目が抜けている議事録が多いのですが、次の会議でいちばん役に立つのはここです。「前回どこで止まったか」が残っていないと、同じ議論をやり直すことになります。

逆に、発言の全文は多くの場合そこまで参照されません。必要になるのは「そう決まった理由を確かめたい」ときで、それは原本にあたれれば足ります。

議事録を作るうえで一番難しいのが、どこからどこまでが同じ議題なのかの判断です。会議は議題どおりに進みません。前の話に戻り、途中で別の話が挟まり、結論だけ後で出ます。

ここを機械的に「話題が変わったら区切る」とやると、ひとつの議題がバラバラに分かれます。逆に大きくまとめると、決まったことが埋もれます。

MENTRAでは、会議の予定議題を先に入力できるようにしました。あらかじめ議題が分かっていれば、機械は「この発言はどの議題に属するか」を当てにいくのではなく、用意された枠に割り振る仕事になります。推測に任せる範囲が狭くなるぶん、整理の精度が上がります。

議題を入力しない会議でも作れますが、入れたほうが結果は安定します。 入力は会議の前の1回だけで、当日の操作は増えません。

議事録の要約で最も困るのが、数字が丸められることです。「複数名から意見が出た」と書かれると、3名だったのか10名だったのかが分かりません。日付、件数、金額、期限。これらは要約の対象にしません。

MENTRAでは、会議の中で出た数値と固有名詞はそのまま保持する方針にしています。読みやすさより、後から使えることを優先しています。

あわせて、会議には外に出せない話も混ざります。人事や個別の患者さんの話です。ここは扱いを分けられるようにしてあります。

委員会や事例検討会は、2時間規模になることがあります。長い会議は、録音してもその後の処理でつまずきやすいところです。

MENTRAでは長い録音を分けて並行処理する作りにしているので、2時間規模の会議にも対応しています。 作成した議事録は一覧から探せて、その場で編集でき、録音を聞き直すこともできます。整理の結果に違和感があれば、同じ音声からもう一度作り直せます。

多職種カンファレンスの議事録は、たいてい誰か1人が引き受けています。 会議に参加しながらメモを取り、終わってから清書する。その人は、会議中いちばん議論に参加できていません。

ここを機械に渡せると、書記だった人が参加者に戻れます。 MENTRAが議事録に対応した理由はここにあります。

AI議事録に仕組みをまとめています。委員会の様式や、院内で使われている議事録の書式に合わせられるかは、実際の様式をお見せいただければ具体的にお答えできます。いまの様式を見せていただくだけでも歓迎です。