議事録の使い勝手を改善しました

カンファレンス・会議の議事録機能を、実際に会議で使った職員の方の声をもとに改善しました。

会議で扱う議題を、録音や音声の取り込みが終わったあとに、番号つきの欄で入力できるようになりました。議題ごとの整理はこれを手がかりに行われます。要約では、金額や人数といった数値を丸めずそのまま残すようにし、言い回しのくだけた議論も、議題に関わる内容であれば拾うようにしました。作成の流れは上部に4つの手順として表示され、内容を確定しないまま画面を離れそうなときは、確定して移動するか下書きのまま移動するかをその場で選べます。

議題を録音の前ではなく、録音のあとに入力してもらう

議題を先に渡す形にしたのは、会議では協議事項が口頭で読み上げられないまま次へ進むことがあり、あとから聞くと議題の境目が判断しにくいためです。入力の位置は当初、録音の前に置いていました。ただ、会議は始まってみないと議題が固まらないことが多く、実務に合いませんでした。そこで録音のあとへ移し、自由記述ではなく番号つきの欄にしています。書き方を迷わせないためです。

要約は、放っておくと整えて読みやすくする方向に働きます。その結果として数値が省かれたり、口癖の多い発言がまとめて落とされたりします。読みやすさよりも、あとから議事録として使えることを優先しました。

確定のボタンは以前、長い画面の中ほどにありました。押されないまま下書きで残るのは見落としであって手抜きではないので、手順の表示と離脱時の確認で気づける形にしています。予定した議題が議事録に見当たらないときの注記も、話されなければ出ないのが普通なので、警告ではなく中立の色に改めました。

AI議事録もあわせてご覧ください。