精神科病院の業務効率化は、どこから手を付けるのか

「業務効率化」で調べると、出てくるのは人員配置、シフト、経営指標の話がほとんどです。どれも大事ですが、精神科の現場で日々いちばん時間を食っているのは、たいてい記録です。

そして記録は、人を増やしても、シフトを組み替えても減りません。作業そのものの形を変えないかぎり、同じ量が毎日出てきます。

まず、どこに時間が溶けているかを数える

効率化でいちばん多い失敗は、いちばん目立つ作業から手を付けてしまうことです。目立つ作業と、時間を食っている作業は別です。

数えるのは1週間ぶんで足ります。ストップウォッチも要りません。

数えるもの	何を書き出すか
作業の名前	「診察の記録」「看護記録」「面談記録」「カンファレンスの議事録」「訪問の記録」「診断書・意見書」など
1回あたりの時間	感覚で構いません。5分単位で十分
1日の件数	職種ごとに、1人あたり何回発生するか
かける人数	その作業をする職員が何人いるか

「1回あたり」が短くても、件数と人数を掛けると順位が変わります。 5分×20件×3人は、30分×1件×1人の10倍です。現場で「大変だ」と言われるのは前者ではなく後者のことが多いので、ここは感覚ではなく掛け算で決めます。

出てきた作業を、次の3つに仕分けます。上から順に検討するのが原則です。

順	打ち手	問い	例
1	なくす	その作業は、そもそも要るか	同じ情報を2つの帳票に書いている／誰も読んでいない集計
2	減らす	回数や項目を減らせないか	毎回の入力を初回だけにする／選択肢を絞る
3	機械に渡す	人でなくてもできるか	会話から記録の下書きを作る／集計を自動にする

3番目から入ると、「要らない作業を、速くやる」ことになります。 効率化の相談で最初に確かめるのはここです。

一方で、精神科の記録の多くは1と2で消えません。書くこと自体が診療の一部だからです。だから3が主戦場になります。

記録の負担は、文字を打つ時間だけではありません。診察や訪問が終わってから、記憶をたどって組み立て直す時間が乗ります。

だから効くのは「速く打てるようにする」ことではなく、思い出す工程そのものを外すことです。

MENTRAでは、診察や訪問の会話から記録の下書きを作ります。導入医療機関の実測では、診察終了から下書きの完成まで中央値16秒（9割は45秒以内）。訪問看護では、23.5分の会話が約47秒で記録になっています。会話が長いほど楽になる方向に効くのが、この作りの特徴です。

効率化が止まるいちばんの理由は、変える範囲を広げすぎることです。全部門・全職種で一斉に切り替えると、誰も慣れないまま元の手順に戻ります。

導入医療機関では、医師2名から18名へ、7か月かけて広がりました。月あたりの利用は月9件 → 606件です。順番は、診察の記録 → 看護記録 → 面談・カンファレンス・福祉訪問、と記録の様式ごとに増えています。

広がったかどうかを見る数字も決めておくと、判断が早くなります。導入医療機関では、AIが作った下書きの96.6%が医療者の手元で確定まで進んでいます。作っただけで放置される下書きではなく、日々の記録として使われていることがこの数字で分かります。

最後に、着手する前の数字を残しておくことをおすすめします。

始めてしまうと、始める前の状態は思い出せません。 効率化の効果を院内で説明するとき、この3つがあるかどうかで話の通り方が変わります。

ここまでの順番は一般的な整理で、実際にどこから手を付けるかは院内の運用によって変わります。 同じ精神科病院でも、病棟中心か外来中心か、訪問看護を持っているか、福祉部門があるかで、時間の溶けている場所が違います。

MENTRAでは、記録のAIを入れるかどうかとは別に、院内のお困りごとを一緒に整理するところからご一緒しています（医療機関のDX支援）。「この作業、もっと楽にならないだろうか」という段階でも構いません。まず30分、いまの記録の流れを聞かせていただくところから始められます（導入の流れ）。