日本語のファイル名の資料も取り込めるようにしました

日本語を含むファイル名の資料を、そのまま取り込めるようにしました。取り込む前に名前を付け替えていただく必要はありません。画面に表示される名前も、元のファイル名のままです。

名前を付け替えてもらわず、しまう名前と見せる名前を分けた

資料に付いている名前は、現場で使われている言葉そのものです。「紹介状」「検査結果」「◯月分」といった日本語が入っているのがふつうで、機械の側の都合に合わせて英数字へ直していただくのは、本来こちらで引き受けるべき手間でした。

取り込むときに名前を自動で英数字へ付け替えてしまう作りも考えました。それだと、あとで資料の一覧を開いたときに、どれがどれだか分からなくなります。そこで、しまうときの名前と、見せる名前を分けました。保管する側では取り違えの起きない機械的な名前を使い、画面には元のファイル名をそのまま出します。日本語でも、記号や括弧が入っていても、同じように扱えます。

あわせて、資料と相談表で保存できたことのお知らせをそろえました。保存が終わると、どちらも画面の右上に同じ形で出ます。押したあとに画面を見つめて確かめる時間が要りません。

紹介状や診断書、他院からの検査結果を受け取る受付・医事の方、転院や連携先とのやりとりが続く相談員の方に効きます。届いた資料をまとめて取り込む朝、退院の調整で書類が行き来する時期。件数が多い場面ほど、1件あたりのひと手間が積み上がります。ファイル名の付け方を院内で決め直していただく必要もありません。

書類まわりの取り組みはAI書類作成にまとめています。